Rechnungen per Email: Gesetzliche Pflichten zur digitalen Archivierung

Druck
Wenn der Newsletter nicht richtig dargestellt wird, können Sie ihn hier in Ihrem Browser anschauen..
xtraport NewsHeader 
Rechnungen per Email:
Gesetzliche Pflichten zur digitalen Archivierung


Sehr geehrte Damen und Herrn,

genauso, wie Rechnungen in Papierform, müssen auch elektronische Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Dabei genügt es nicht, die Rechnung einfach auszudrucken und in einem Papierordner abzulegen. Es gelten die Pflichten zur digitalen Archivierung gemäß HGB §§ 239 und 257, Abgabenordnung §§ 146,147, 200 und der „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beim IT Einsatz (GobIT)“.

Wichtig: Nicht nur die Rechnung im E-Mail-Anhang muss archiviert werden, sondern damit verbunden auch die komplette E-Mail an sich, ebenso wie alle auftragsrelevanten E-Mails wie z.B. Angebote. Ansonsten droht der Verlust des Vorsteuerabzugs aus diesen Rechnungen!

Last but not least: Die Belege müssen jederzeit auch wieder auffindbar sein, sowohl zur Prüfung durch das Finanzamt, als auch zum eigenen Überblick.

Digitale Archivierung mit StarFinder®

Die Softwarelösung StarFinder® ist gleichzeitig ein Dokumenten-Management-System (DMS) und ein digitales Archiv mit einem neuartigen Konzept. Einfach, kostengünstig und zielgenau.
  • StarFinder® funktioniert wie eine unternehmensinterne Dokumenten-Suchmaschine: Die Volltextsuche beschleunigt erheblich das „googeln“ und Finden von Dokumenten
  • Schnelle und revisionssichere Ablage und Archivierung
  • Die aufwändige und fehleranfällige Verschlagwortung entfällt durch Volltextsuche
  • StarFinder® ist leicht über jeden Standard-Internet-Browser zu bedienen
  • Die Datenschutzkonformität wurde durch den TÜV-Süd bestätigt
  • Höchste Datensicherheit, dank Installation des Servers in Ihren Unternehmensräumen
  • Vereinfacht die Einhaltung der gesetzlichen Archivierungspflichten

Haben Sie Fragen oder wünschen Sie weitere Informationen? Dann melden Sie sich doch einfach bei uns per Mail an service@xtraport.de oder per Telefon: +49 761 881864-0.

Freundliche Grüße aus Freiburg
xtraport GmbH

Helge Wiek
Geschäftsführer

-----------------------------------------------------------
xtraport GmbH
Geschäftsführer: Helge Wiek
Finanzamt Freiburg-Stadt:
St-Nr.: 06467 41662

Tel.: +49 761 881864-0
Fax : +49 761 881864-10

Wippertstr. 2
79100 Freiburg
-----------------------------------------------------------
Diese eMail enthält vertrauliche und/oder rechtlich geschützte Informationen. Falls Sie nicht der richtige Adressat sind oder diese eMail irrtümlich erhalten haben, informieren Sie uns bitte umgehend und vernichten/löschen Sie diese eMail. Das unerlaubte Kopieren sowie die unbefugte Weitergabe dieser eMail sind nicht gestattet.

Not interested any more?
Powered by AcyMailing
Anhänge
iovis-informationsblatt.pdf